• L’agence comptable
a mis en œuvre le changement de partenaire financier intervenu au 1er avril dans
le cadre de la renégociation au niveau institutionnel du marché bancaire et de son attribution à la société
Natixis.
Un nouvel outil a été mis en place pour
renforcer la sécurisation
des flux financiers :
Gsff (Gestion sécurisée des flux financiers). Il permet
la validation de nos fichiers de paiements quotidiens par l’Agence centrale
des organismes de Sécurité sociale et Natixis. Le nouveau format européen
de virement Sepa a été mis en œuvre pour les paiements et prélèvements
avec nos allocataires, partenaires et salariés.
• Le service informatique
a accompagné plusieurs projets visant la
dématérialisation
: la numérisation à leur arrivée des dossiers d’aide
financière collective, la dématérialisation de certaines notifications
mises à disposition des allocataires non plus par courrier mais via
la rubrique « mon compte », la mise en place d’un terminal de visio
conférence sur le site d’Oyonnax et des postes en libre-service
sur les sites de Bourg en Bresse et d’Oyonnax. L’ensemble de ces
projets concoure à une meilleure qualité de vie au travail, à une réponse
plus adaptée aux demandes des familles, à une réduction des délais et à une
maîtrise des charges et des coûts. Le service a contribué à la mise en œuvre
de
projets innovants dans la Branche
, notamment pour la solution nationale
d’acquisition des papiers (projet Usape). Cette expérimentation a permis de dégager
les potentialités de la solution et a nourri les réflexions des équipes projet et groupes de
travail nationaux chargés de décrire les spécifications de la solution.
• Le bureau d’études et d’organisation
a contribué de manière importante à la
construction
du plan stratégique
de la Caf de l’Ain pour les 5 ans à venir avec :
- proposition et suivi de la méthodologie de travail participative en interne : suivi des travaux de groupe,
formalisation des documents finaux…
- réalisation du
diagnostic de nos territoires
qui nous permet de mieux connaître nos allocataires et
leurs besoins, d’identifier en interne les leviers d’optimisation liés à notre organisation afin de mieux
satisfaire nos allocataires tout en répondant aux contraintes de gestion liées à la bonne utilisation des fonds
publics.
• Le pôle ressources humaines
a accompagné l’ensemble des mouvements de personnel intervenus en 2013 :
2 embauches en CDI, 25 en CDD et 2 départs en retraite. Pour ces derniers, le dispositif Atoo de préparation à la
retraite leur est proposé. Ils sont également accompagnés dans leurs démarches administratives.
3 contrats d’avenir
ont été recrutés avec l’aide des missions locales jeunes et des services de Pôle emploi par la
méthode de recrutement par simulation. Ils exercent à l’accueil sur Bourg en Bresse (2) et Oyonnax (1) pour
accompagner les visiteurs à utiliser les nouvelles offres de service sur internet caf.fr.
En matière de traitement administratif de la paie,
la Caf de l’Ain a transféré cette fonction à la Caf de l’Isère au
1
er
janvier 2013. La fonction Ressources humaines reste pleinement gérée au plan local.
Un plan «qualité de vie au travail»
a été élaboré dans le cadre d’une réflexion concertée entre la direction, le Chsct
et le médecin du travail. Les premières actions se mettront en place à partir de 2014.
Pour exercer nos missions, la contribution de l’ensemble des services est indispensable à l’atteinte de nos objec-
tifs et participe à l’efficience de nos actions.
Objectif développement durable
Fidèle à ses engagements en matière de responsabilité sociétale pour lesquels la Caf avait obtenu le 1
er
prix
Sécurité sociale et développement durable, notre organisme a confié l’ouverture de son courrier et de
celui de la Caf de la Savoie à l’Adapei de l’Ain (Esat Le Pennessuy et Esat Marboz). Les moniteurs de ces
2 établissements ont été formés par les personnels de la Caf qui ont ensuite accompagné et supervisé
l’apprentissage de cette nouvelle activité par les professionnels des Esat.
la contribution
des services supports
Nouveauté 2013 :
une animation parentalité en entreprise
Dans le cadre de la charte « parentalité en entreprise » signée en 2012, la Caf a organisé une
demi-journée d’animation en juin 2013. L’objectif était de faire découvrir l’environne-
ment professionnel aux enfants, renforcer la fierté d’appartenance des parents à
l’entreprise mais aussi de tisser les liens entre salariés en toute convivialité. Pour
une première, ce fut un beau succès avec 25 enfants qui ont pu visiter le bureau de
leur parent ou certains services comme l’accueil, la numérisation et l’informatique. Au
programme également un atelier peinture où la créativité fut au rendez-vous et un
spectacle clôturé par un goûter.
• Pour la cellule budgets et marchés
,
l’année 2013 s’est caractérisée par un décalage dans l’élaboration des
budgets et un fonctionnement pendant plusieurs mois avec un budget à hauteur de 80% de celui de l’année
précédente dans l’attente de la signature de la Cog 2013-2017. De
nouvelles règles budgétaires
ont été
instaurées, en particulier une obligation de réduction de 15% des dépenses de fonctionnement durant cette
période et un suivi budgétaire accru.
Afin de gérer la prise en charge de la numérisation du courrier des allocataires de la Caf de la Savoie, une nouvelle
gestion GA4 a été créée et une facturation mise en place. Parmi les marchés locaux initiés en 2013, l’appel d’offres
relatif au nettoyage des locaux a été attribué à de nouveaux prestataires.
• Le service communication
a accompagné les différents temps forts de l’activité de l’organisme
par la mise en œuvre de
23 campagnes de communication.
Les principales thématiques
ont porté sur l’aide à la gestion et l’accès aux droits : déclaration de ressources, allocation
de rentrée scolaire, aides aux vacances et aux loisirs, lutte contre la fraude et des conseils pra-
tiques : changements de situation, prévention du phishing…
Ces campagnes ont mobilisé une palette de vecteurs de communication afin de toucher le plus
grand nombre : 31 communiqués presse et radio, diffusion d’affiches et de flyers, articles dans la
revue Vies de famille et les revues municipales, site internet caf.fr et sites de nos partenaires, informations
sur Facebook, envoi de
136 000 Sms
et
93 000 courriels
. Le service a coordonné la réalisation de
9 enquêtes
dans le cadre du
dispositif d’écoute clients
. Elles ont permis d’identifier des leviers d’amélioration
de la qualité de service tant pour les allocataires, les partenaires que pour le personnel.
B i l a n 2 0 1 3 /
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Objectif développement durable
Au quotidien, les services supports, comme l’ensemble des services de la Caf, contribuent à mettre
en oeuvre nos engagements développement durable, partie intégrante du fonctionnement Caf. En matière
environnementale, les actions de recyclage des déchets ont été intensifiées avec :
• 324 kg de cartouches d’encre donnés à une association de lutte contre le cancer
• 821 kg de matériels informatiques recyclés par une association intermédiaire
• 105 kg de bouchons plastique collectés pour financer l’achat de matériel pour personnes handicapées.
Plus globalement, nos consommations d’électricité ont baissé de 0,7%, celles d’eau de 4,3% et de papier de
5%. La production de déchets est en baisse de 6,5% et le recyclage de ceux-ci a augmenté de 7,2% pour
atteindre 75,7%.
